2017年State of Inbound 報告發現，17%受訪者認為銷售過程中最難的，是用電郵聯繫別人。就算你不是做sales，也不能避開email！報告發現86%人偏好以email來溝通。另外更有研究指公事email來往的數量，將在2019年上升40億至每日1288億封。
Email寫的不好，隨時連生意都無得做！有人就因為英文email文法錯漏百出，失去客戶對他的信心，最後做唔成生意。在這個數碼時代，email佔工作的一大部分，所以學好點寫email絕對沒錯！來看看以下5種常見email錯誤，睇下你有冇唔小心踩左地雷啦！
1. 唔記得refer返上次對話
打工仔平均一日收到121封 email。也就是說，你的同事、主管每日接收上百封email。如果你唔refer同一個對話，如何確保對方知道你在講什麼呢？為了方便溝通，最好的做法是reply上次的email，讓對方可以睇番上次的對話，避免不停email來來往往，都只是講番之前討論過的事情，浪費大家時間。
2. CC全世界
有些人有習慣CC（Carbon Copy）所有人，但真的有這個需要嗎？在你寄送副本之前，需要考慮兩件事：需要和准許。
管理禮儀顧問公司的[Jodi R.R. Smith分享說 “less is more”。到底應不應該CC這個人呢？Jodi建議想像對方是否有需要知道你們的email 對話，例如，你是否需要對方的意見？或是你希望被CC的人有相應行動？
確定有需要CC對方後，還要取得准許！Business Insider的編輯Rachel Gillett 提醒讀者，當你CC其他人時，你同時在分享一些不屬於你的資訊。例如，本身在email對話中的電郵地址、之前的email對話等等。所以，如果email對話涉及敏感話題，cc前最好還是禮貌問句其他人啦！
3. BCC=不能說的秘密？
暢銷書作家Vicky Oliver表示，每次有人BCC（Blind carbon copy）她時，她的第一個想法都是：「還有誰被BCC了呢？」在她眼中，BCC代表祕密和不信任。如果你希望告訴一個人有關內容，可是不想將對方帶進你原本email對話中，可以直接forward（轉寄）email。
但有些時候，BCC也可被接受！例如以下情況：
- 如果你正籌劃一個大project，但是參與者尚未互相認識。這時，BCC所有人可以保護眾人的私隱。
- 如果你的上司拜託你做一件事情，你可以BCC他，讓他知道事情的進度。
4. 狂用大階!!!
HI JOHN!
Please let me know if you are free for a quick meeting this afternoon. THANKS!!!!!!
Sincerely,
Mike
JOHN你好!
你今天下午有空聊一聊嗎？麻煩你！！！！
Mike上
看看Mike的email，你有什麼感受？Email中，Mike用了很多感歎號和大階英文。不少人在短訊時，會通過標點符號和大小階英文，來強調語氣。但是在公事email中，這兩樣會讓人覺得你不夠專業，甚至像是在網上聊天室聊天一樣。而且，過度使用大階，看起來像你在大叫，讓收信者感覺不舒服。
寫公事email時，最好的方法是用傳統英語書寫。也就是說，該變大階時，例如名字、地名，就按照文化規則使用，標點符號也是如此。另外，最好盡量避免使用感嘆號，以免對方覺得你太興奮，不夠專業和冷靜。最後，記得檢查有沒有串錯字！
5. 唔識寫Subject line
很多人會忽視email subject line的重要性。我們每日收到上百封email，所以subject line寫得清晰易明，才能吸引對方點按email閱讀，不然你email寫得多好都是徒然。以下是一些常見的subject line錯誤及改善方法：
- 太長氣： 有調查發現63%的人在手提電話或其他流動裝置上檢查email。職業發展專家Amanda Augustine指出，一般電話的螢幕只會顯示subject line的首25-30個字位。要讓收信者可以一目了然，subject line最好維持6-8個字長。
- 太空泛： “Hi， it's me”（是我）、“Want to ask for a favour”（想麻煩你一件事）等等字句，都不合宜。Subject line應該能概括你email的內容，同時方便對方將來查考。例如，你可以提及project的名稱，讓對方知道這個email是關於什麼。
- 沒有subject line： 這個絕對不可！如果你的email是「無題」，對方可能就不想按開email。如果你不知道該寫什麼，可從你希望對方做出的回應出發。例如，你完成了一份報告，希望上司檢查，你可以在subject line寫：“Please check”（請檢查），再加上報告名稱。如果是緊急事情，可以用上“Urgent”（緊急）來抓住對方的注意力。但是，記得不要濫用“Urgent”，不然就好像狼來了，日後真的有急事對方也不會相信你的subject line啦！
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