相信我們都收過「錯誤」或是「奇怪」的Email。方健儀分享自己受過電郵邀請，對方問她能否在 “Last October”出席活動。也有網民Ellie分享說，自己不小心將公司報價資料寄給同名客戶。更可怕的是，直到客戶打電話告訴她前，她都沒有發現自己的錯誤。這名網民承認「那是一個愚蠢的錯誤，如果我慢下來重新覆看電郵，就可以避免這個問題」。
有網民抱怨自己活在「email地獄」。他喜歡在電郵中描述各項細節、事情的前因後果等，由於每個電郵都很長，該名網民每天都熬夜寫電郵。可惜沒有人欣賞他的心力，不少人收到他的電郵後，會告訴他自己還沒有機會看完。由此可見，不懂善用電郵，更可能將自己推入地獄，每天為電郵煩惱！
根據Adobe的調查，25至34歲的年輕人平均花6.4小時檢查電郵，當中逾三分之一的人更會在睡覺前仍然檢查工作電郵，處理業務。CNBC報導指出，上班族一日平均收到121封電郵，收件箱中有500封未讀郵件。收發電郵佔工作生活很大部分。如果我們如上述網民一樣，封封電郵都水蛇春咁長，每日就會浪費很多時間心力在電郵上，影響我們的作息之餘，也降低效率，甚至可能讓我們像Ellie一樣，寄錯電郵也不自知。
五句定律
為了解決這個問題，不少企業家支持「五句定律」(five-sentence rule)。顧明思義，這個規則将將電郵長度限制在五句之內。有些人更會在電郵簽名中補充，「為了不浪費你我的時間，我的電郵會在五句之內。」如果你覺得自己的回覆未能在五句之內，效率專家兼作者Chris Bailey說，你可以打電話給對方。職場策略專家兼作者Leigh Stringer更直言，如果你的電郵過長，可能你用錯了溝通工具。
到底如何用五句簡潔表達自己的意思？
- 介紹自己：這是否你們來往的第一封電郵？是的話，說明自己來自哪個部門、公司，如果你之前見過對方，可以簡短自己和對方在什麼場合碰過面。
- 目的：你為何要寫這封電郵？你希望對方的回應是什麼？為了得到你期待的回應，你需要告訴對方什麼資訊？先了解自己電郵大綱，以免下筆後不小心打了一大堆「廢話」。可能你需要查詢，或是要報告一些事情，又或者你想推銷一個產品。無論原因是什麼，在電郵開頭單刀直入，說明來意，對方才能知道背景，繼續看下去。
- 為什麼會電郵對方: 可能對方屬於你查詢的部門？只有對方才有你需要的資訊？最重要是讓對方知道「為什麼你不找其他人而找他」。
- 為什麼對方要幫忙？ 如果給不出這個理由，可能對方會將幫你忙這件事的優次排最後。理由可以是跟進上次一同開會的待辦事項，所以對方要幫忙，或是這個幫助亦有助對方日後的工作等等。
- 期待回應：你寫電郵大概不是只想要對方「藍剔」你吧？清晰有禮地解釋你希望對方如何回應，不要讓對方自行猜測。如果你需要對方在某個期限內回覆，記得寫下日期。
⚠️注意⚠️
- 避免模糊字句：「我不確定」、「大概」之類字眼不單意思模糊，也讓對方覺得你沒有自信！很多時候，大家覺得用類似字眼能表現出禮貌，但其實這些字眼非但不能夠表達你的意思，更浪費字數。記得先了解寫這封電郵的原意和目的是什麼，有自信、得體地表達自己的意思即可。
- 避免開放式問題：「你覺得這季的銷售額為何上升？」、「有什麼我們可以繼續做，來維持這個銷售額？」這兩個問題聽起來，是可以開會討論的話題。要用至少半個小時討論的事情，怎麼可能三言兩語在電郵中盡訴？如果你想詢問對方意見，可以先在電郵裡提出問題，然後問對方何時方便，大家透過電話討論。